Vị Trí: Chuyên Viên Admin Điều Phối Đơn Hàng

I. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC Đóng vai trò cầu nối thông tin giữa khách hàng (buyer), nhà cung cấp (vendor), bộ phận kinh doanh nội bộ và các đơn vị đại lý/agent bên ngoài, nhằm đảm bảo: Thông tin đơn hàng được cập nhật đầy đủ, chính xác và xuyên suốt trong toàn chuỗi. Đơn hàng được thực hiện đúng tiến độ (leadtime) và giao hàng thành công đến khách hàng theo yêu cầu. II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Tiếp nhận & Xác nhận Đơn hàng Tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh hoặc khách hàng. Kiểm tra, đối chiếu thông tin: sản phẩm, quy cách, số lượng, thời gian giao, điều khoản thanh toán. Ghi nhận và quản lý toàn bộ thông tin đơn hàng trên hệ thống (ERP/Excel). Phát hành xác nhận đơn hàng nội bộ (Internal PO) và gửi xác nhận cho các bên liên quan. 2. Điều phối & Kết nối Thông tin Là đầu mối giao tiếp trung tâm giữa các bên: khách hàng – kinh doanh – nhà cung cấp – agent logistics. Chuyển giao thông tin kịp thời, chính xác: yêu cầu sản xuất, booking, đóng gói, lịch giao hàng, chứng từ... Theo dõi tiến độ thực hiện, kịp thời báo cáo và xử lý phát sinh (trễ tiến độ, thay đổi yêu cầu, sai sót chứng từ...). 3. Theo dõi & Kiểm soát Tiến độ Giao hàng Giám sát toàn bộ hành trình đơn hàng: từ đặt hàng → sản xuất → giao hàng → chứng từ → thanh toán. Đảm bảo leadtime được tuân thủ; chủ động đôn đốc các bên để hoàn tất đúng hạn. Cập nhật tình trạng đơn hàng và báo cáo tiến độ cho quản lý và khách hàng định kỳ. 4. Quản lý Chứng từ & Báo cáo Tổng hợp và lưu trữ chứng từ: Hợp đồng, PO, Packing list, Invoice, B/L, Delivery note... Lập báo cáo tổng hợp về tiến độ, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, đơn sai, sai sót quy trình. Đề xuất giải pháp cải tiến quy trình thông tin và phối hợp giữa các bộ phận. III. YÊU CẦU NĂNG LỰC Tốt nghiệp: Cao đẳng/Đại học các ngành: Kinh doanh quốc tế, Logistics, Quản trị, Xuất nhập khẩu. Kinh nghiệm: 1−3 năm trong công tác điều phối đơn hàng, sale admin, hoặc logistics. Có kỹ năng tổ chức, phối hợp và theo dõi tiến độ tốt. Sử dụng thành thạo Excel / ERP. Kỹ năng giao tiếp và phản hồi nhanh, xử lý vấn đề linh hoạt. Biết tiếng Anh giao dịch chứng từ cơ bản về XNK. IV. QUYỀN LỢI NGƯỜI LAO ĐỘNG Thu nhập: Mức lương thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm, bao gồm lương cứng + thưởng hiệu suất (KPI). Thưởng & phúc lợi: Thưởng tháng/quý/năm theo kết quả công việc và hiệu quả điều phối đơn hàng. Thưởng các dịp lễ, Tết, sinh nhật, thâm niên. Chế độ công tác phí, phụ cấp điện thoại, xăng xe (nếu có). Chế độ làm việc: Làm việc theo giờ hành chính, làm 02 ngày thứ 7 trong tháng. Hưởng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động. Nghỉ phép năm, nghỉ lễ theo quy định. Môi trường & cơ hội phát triển: Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cởi mở, có hệ thống ERP hỗ trợ quản lý. Cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm điều phối hoặc Trợ lý vận hành / Quản lý CS & Logistics. Được đào tạo kỹ năng giao tiếp, quản lý đơn hàng, làm việc liên phòng ban và với đối tác quốc tế.